ORIGINAL

Memória institucional e preservação da informação: a preservação digital da Revista do Fisco

Institutional memory and preservation of information: digital preservation of the Internal Revenue Magazine

 

Josino de Carvalho Ribeiro^*

Izabel França de Lima^**

Leyde Klebia Rodrigues da Silva^***

*Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia - IFAL, Brasil

**Universidade Federal do Rio de Janeiro - UFRJ; Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - IBICT, Brasil

***Universidade Federal da Paraíba – UFPB, Brasil

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Resumo

Objetivo. Apresenta o projeto de "Digitalização e preservação da informação: resgatando a memória da AFRAFEP, por meio da digitalização da Revista do Fisco" desenvolvido pela Associação dos auditores fiscais do Estado da Paraíba, realizado com o objetivo de preservar a memória institucional da Associação através das práticas de recuperação, tratamento e disseminação da informação no contexto digital se configura como objeto de estudo. Especificamente, pretendeu-se: identificar as etapas do projeto de digitalização e preservação da revista do Fisco; descrever cada etapa do projeto de acordo com as atividades realizadas e analisar as ferramentas utilizadas para a preservação e disseminação da informação da revista. Método. A metodologia utilizada foi a abordagem quanti/qualitativa, de caráter descritiva e exploratória. O universo da pesquisa foi a Associação dos auditores fiscais do Estado da Paraíba – AFRAFEP. A coleta de dados teve como base a pesquisa documental que se constituiu da leitura do projeto e dos relatórios desenvolvidos no período de 2012 a 2013. Resultados. Os dados obtidos possibilitaram a descrição das etapas realizadas no decorrer do projeto, divulgação do projeto. Nas considerações finais apresenta discussões sobre a importância da recuperação, digitalização e disseminação do acervo da Revista do Fisco para a instituição e para a sociedade paraibana.

Palavras-chave: Digitalização; Disseminação da informação; Memória institucional; Preservação da informação

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Abstract

Objective. Present the Project "Digitization and preservation of information: rescuing the memory of AFRAFEP, by scanning the Fisco Magazine" developed by the Association of inspectors of the State of Paraíba, conducted with the aim of preserving the institutional memory of the Association through the practices recovery, processing and dissemination of information in the digital context is configured as an object of study. Specifically, it was intended: to identify the stages of the project of digitization and preservation of the Fisco Magazine; describe each stage of the project according to the activities carried out and analyze the tools used for the preservation and dissemination of information from the magazine. Method. The methodology used was the quantitative / qualitative approach and descriptive and exploratory character. The research was the Association of inspectors of the State of Paraiba - AFRAFEP. Data collection was based on documentary research that consisted of reading the project and reports developed in the period 2012 to 2013. Results. The data allowed the description of the steps performed during the project, Disclosure Project. In the conclusion presents discussions on the importance of recovery, digitization and dissemination of the Fisco Magazine collections for the institution and for society Paraiba.

Keywords: Dissemination of information; Institutional memory; Preservation of information; Scanning

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1 Introdução

A preservação da informação consiste em técnicas que garantem a perpetuação/sobrevivência da informação representada em um determinado suporte. A preocupação em preservar informações é uma característica dos seres humanos, desde que o primeiro homo sapiens surgiu na terra, até atualmente na sociedade moderna. Ao indagarmos os motivos para tamanha importância dada a está pratica, podemos dizer que o homem, busca desesperadamente preservar sua memória, desejando que esta se perpetue no tempo, sendo acessíveis as novas gerações. Tais informações desde antiguidade são preservadas por instituições criadas para esta determinada finalidade, entre elas bibliotecas e arquivos.

Em outro contexto, dado à importância da preservação da informação na sociedade moderna, Lima e Cunha (2007, p. 2) afirma que a "informação é um recurso para a ação política do sujeito social que transforma estruturas mentais e sociais, pois possibilita aos sujeitos sociais a criação de novos estados de conhecimento". Desta forma é dada a informação, valor potencial como agente transformador da sociedade, principalmente no atual contexto social, em que há um grande fluxo informacional com as tecnologias de informação e comunicação, assim como o acesso à internet.

Desta forma, com as tecnologias de informação e comunicação se tornando cada vez mais populares, e a crescente exigência da população por acesso a informação, as instituições sentiram a necessidade de criar laços mais fortes com seu publico, e a maneira mais eficaz para alcançar este objetivo é pela preservação e disseminação da memória.

Logo a realização de projetos de preservação da memória, sobretudo no que se refere às instituições firmam sua importância no contexto organizacional quando através da disponibilização da "informação histórica, [...] ostensiva e disponível a pesquisadores, estudantes e ao público em geral, proporciona o acesso não só à história da instituição como também à sua trajetória de atuação e a sua relação com a comunidade onde está inserida". (CUNHA; LIMA 2007, p. 2).

Nesta perspectiva, voltamos nosso olhar para o projeto "Digitalização e preservação da informação: resgatando a memória da AFRAFEP por meio da digitalização da Revista do Fisco", desenvolvido pela Associação dos auditores fiscais do Estado da Paraíba – AFRAFEP, realizado com o objetivo de preservar a memória institucional da Associação através das práticas de recuperação, tratamento e disseminação da informação no contexto digital.

A importância da utilização das técnicas de preservação digital consiste basicamente pelas suas vantagens na organização, disseminação e acesso à informação de forma rápida e precisa. A disseminação das informações pode ser compartilhada em questão de segundos, a variedade de formatos em que as informações podem assumir, além da resolução dos problemas referentes ao espaço físico, e que comumente ocorrem em acervo com suportes analógicos são algumas das características dessa técnica.

Assim sendo, o objetivo central do nosso estudo consistiu em: Analisar o projeto "digitalização e preservação da informação: resgatando a memória da AFRAFEP por meio da digitalização da Revista do Fisco", com vista a sua contribuição para a preservação da memória institucional.

2 Memória institucional e preservação da informação

A memória pode ser entendida como o acumulo de informações retidas pelos indivíduos ao longo da vida. Ao que se refere este fenômeno Le Goff (1990) entende que a memória compreenda a uma condição exclusiva dos seres humanos, visto que esta é a única espécie que goza de capacidade cognitiva, ou seja, a função de conservar informações, recuperando-as num processo de rememorização e atualização de suas experiências passadas para o presente.

Para que adentremos no assunto relacionado à memória institucional, vimos a necessidade de se fazer uma busca em relação aos conceitos referentes à memória organizacional e memória institucional, que por diversas vezes são utilizados como sinônimos. Portanto autores como Costa (2013) nos diz ser necessária a diferenciação dos conceitos e faz a diferenciação dos termos, atribuindo a memória organizacional a responsabilidade de procedimentos relacionados à eficácia e estratégia da organização utilizando "conjunto de meios, através dos quais o conhecimento do passado é recuperado em atividades do presente" (COSTA, 2013, p. 212). Desta forma estas atividades estariam relacionadas aos variados tipos de administração nas organizações.

Já a instituição se caracteriza pela sua função formalizadora, que delimita regras fundamentais de uma organização. Nas palavras de Rueda, Freitas e Valls (2011, p. 7) é uma "estrutura decorrente de necessidades sociais básicas, com caráter de relativa permanência, identificável pelos valores de seus códigos de conduta, alguns deles expressos em leis", atribuindo significado semelhante à instituição. Nesse sentido, Costa (2013, p. 108) as define como "um instrumento legal de reprodução das relações sociais [...] que regem o funcionamento de uma determinada sociedade ou organização".

Sumariamente podemos identificar como principal diferença entre a memória institucional e memória organizacional de acordo com Rueda, Feitas e Valls (2011), da seguinte forma: a memória institucional remete à ideia de legitimidade, criação e identidade, enquanto que a memória organizacional remete à ideia de estratégias e que apresenta, como principal característica, a possibilidade de mudança no seu trajeto.

A percepção sobre a necessidade de estudar as instituições teve início no Brasil, de acordo com Barbosa (2013), na década de 1960, através de estudos acadêmicos que buscavam analisar o processo evolutivo das indústrias, pretendendo traçar a relação entre os aspectos ideológicos, econômicos e estruturais das instituições.

A partir da década de 1970, começa a ser recorrentes estudos sobre a memória institucional de forma sistemática, enfocando, sobretudo, os aspectos sociológicos, históricos e antropológicos. Neste ponto as instituições começam a ter ainda que de forma superficial, a compreensão da importância da preservação da memória da instituição.

Somente nos anos de 1980, em eminência das bruscas mudanças na sociedade, que a questão relacionada à preservação da memória institucional começou a adquirir caráter de urgência, segundo Barbosa (2010, p. 9) isso ocorreu devido

Aos processos de democratização e lutas por direitos humanos e à expansão e fortalecimento das esferas públicas da sociedade civil. Esse cenário se refletiu no ambiente organizacional, que passou a sofrer maiores pressões dos públicos, mais diversificados e conscientes de seus direitos em razão do aumento da circulação de informações.

Assim vieram somar à nova consciência da sociedade em relação aos seus direitos de acesso a informação, as tecnologias de comunicação e compartilhamento de informação. Nesse contexto, a sociedade passou a exigir seja das empresas ou mesmo do governo uma relação mais próxima e transparente, através de medidas e parâmetros de qualidade dos produtos e serviços, desta mesma forma, no âmbito da comunicação institucional com a comunidade.

Diante deste novo cenário de transformação na sociedade as instituições tiveram que mudar sua postura no que diz respeito às práticas de memória, pois até então as instituições chegavam a criar locais específicos objetivando a preservação da memória, porém devido a falta de planejamento, gestão ou desestabilidade financeira, estes materiais acabavam sendo depositados em locais de difícil acesso ou até mesmo galpões (RUEDA; FREITAS; VALLS, 2011). Diante do exposto, Fragoso (2010) afirma que se antes o objetivo era apenas documentar o acervo institucional, nos últimos anos os projetos de resgate histórico começaram a fazer parte do planejamento não só da comunicação institucional, mas também do marketing corporativo.

Logo, com o enfraquecimento das formas tradicionais de comunicação e a perceptível perda de confiança dos cidadãos na credibilidade das empresas, as instituições começaram a investir em ações de preservação e disseminação da memória institucional, utilizando-a como estratégia para incutir em seus contribuidores e públicos de interesse a sensação de identidade e pertencimento destes em relação à instituição (FREITAS, 2000).

Desta forma de acordo com Ribeiro e Barbosa (2005, p. 106) as empresas "buscam através de uma história e de uma memória, construir uma identidade institucional, produzindo a partir desse movimento a sua própria legitimação".

Esse processo deu-se com a elaboração de projetos complexos visando o resgate, preservação, valorização e disseminação de suas memórias. Evidentemente, tudo que fosse produzido pelas empresas e considerado relevante para o ambiente interno (organizacional) quanto externo (social) foi resgatado através de procedimentos de coleta de dados, classificação e arquivamento de documentos, como atas, artigos publicados, teses, fotografias, filmes, etc. Podem-se incluir ainda os procedimentos de coleta de dados através de relatos de experiência dos funcionários em relação às empresas, onde essas atividades representam parte do esforço das empresas em trazer o "sentimento de pertencimento dos empregados, como protagonistas fundamentais das realizações, dos bens, dos serviços e da própria sustentação dos empreendimentos" (FRAGOSO, 2010, p. 12). Logo, as empresas buscam se servirem destas referências para manter sua coesão interna e construir sua imagem perante a sociedade.

Para os estudos de memória, este processo de entrelaçamento da memória institucional com a memória social pode gerar bons frutos, visto que a partir do estudo dos materiais preservados pelas instituições e que formam sua memória, pode-se entender também a memória coletiva/social, visto que tais documentos que trazem representações de ações, produtos e serviços adotados pelas empresas, refletem as preferências sociais de uma determinada época na sociedade.

2.1 Preservação da informação

Os seres humanos sempre mostraram interesse e se empenharam para preservar suas informações e memórias, para que as gerações futuras pudessem ter acessos a estas informações, podemos ver isto desde os primórdios da humanidade. De acordo com Cunha e Lima (2007), os primeiros humanos representavam seu cotidiano nas paredes das cavernas, posteriormente com o desenvolvimento da linguagem e a invenção da escrita, estas informações eram preservadas em artefatos/suportes informacionais principalmente no papel. As bibliotecas e arquivos assumiam papel determinante na preservação destes artefatos.

Desta forma as unidades de informação foram criadas, a princípio, com o objetivo de salvaguardar a memória da sociedade, pois de acordo com Ferreira (2006, p. 17) "A preservação desses artefatos permite às gerações futuras compreender e contextualizar a história e a cultura dos seus povos. Os museus, as bibliotecas e os arquivos assumem neste contexto um papel determinante, responsabilizando-se pela preservação e longevidade desses artefatos".

No entanto, não devemos entender as unidades de informação apenas como meras guardiãs do patrimônio documental, bibliográfico, etc. Estas unidades, de acordo com Rufino et al (2010) ainda são ainda responsáveis pela disseminação das informações que estão registradas nos suportes informacionais que estão sob sua guarda. Sendo esta, sua principal função, pela qual as organizações firmam sua importância e legitimidade no contexto social.

Com a revolução tecnológica os espaços informacionais tiveram que ser reformulados, assim como os processos. Nas concepções mais atuais de preservação entende-se que esta fundamentalmente deve atrelar-se ao acesso. A partir de agora, adentraremos nas questões particulares da preservação em face esse contexto, que chamaremos digital.

2.2 Preservação digital da Informação

Dentre os vários campos que atuam os profissionais da informação, nos últimos anos, a digitalização de documentos é um dos procedimentos que vem se tornando um instrumento de fundamental importância para a preservação e disseminação da informação de forma universal, pois visa reduzir custos, tempo e distância, fazendo com que os usuários se interconectem cada vez mais com novas tecnologias que estão surgindo, lhes dando condições para acessarem a informação desejada do lugar que esteja numa fração de segundos (SILVA, 2012).

Nesse contexto, as tecnologias possibilitaram o avanço/reconfiguração das técnicas tradicionais de preservação. Assim, entendemos que é preciso pensar em políticas de preservação para a informação, principalmente em "possibilidades de armazenar e preservar a informação, do meio físico para o virtual (digitalização), e de pensar e criar medidas para preservar a informação existente apenas no meio virtual" (SILVA, 2010, p. 54).

Sendo assim, o uso da tecnologia de digitalização está cada vez mais sendo utilizado como ferramenta de arquivamento e preservação de documentos originalmente criados em suportes analógicos. O procedimento consiste, segundo Baggio e Flores (2013 p. 18) na "conversão de documentos em papel, foto, microfilme [...], para uma imagem digital com o uso de um scanner. Essa tecnologia possibilita o armazenamento de grandes volumes de documentos em algum meio digital".

Na concepção do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ (2010, p. 5), o procedimento de digitalização corresponde em:

A um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits - que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados.

Ainda de acordo com o CONARQ (2010), a digitalização apresenta como benefícios a preservação e a segurança dos documentos originais, que passam a ser menos manuseados diminuindo a deterioração do suporte a exemplo do papel; permite o intercambio de acervos e de instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas.

No entanto, para que estes dados sejam convertidos da forma binária para as imagens aproximadas às visualizadas nos suportes analógicos utilizam-se diversos dispositivos tecnológicos (hardware) e programas (software), após estas etapas os documentos estarão disponíveis para o acesso e difusão da informação.

Para que a preservação digital seja eficaz, nos últimos anos várias propostas de estratégias foram desenvolvidas visando solucionar o problema da preservação da informação armazenada em suportes digitais, tais estratégias buscam driblar a obsolência que comumente cercam os "objetos digitais", devido aos avanços tecnológicos e consequente surgimento de novos objetos em detrimento de outros. Abordaremos as estratégias de preservação citadas por (LEE, 2002 apud FERREIRA, 2006, p. 31) que se agrupam em três classes fundamentais denominadas "emulação, migração e encapsulamento". Trataremos ainda sobre as estratégias de preservação da tecnologia e a de refrescamento.

Primeiramente procuramos entender a estratégia de preservação da tecnologia, que consiste na conservação do equipamento tecnológico desenvolvidos para a reprodução e preservação de determinado objeto digital. Ferreira (2006, p 32) as define como;

estratégia que consiste, essencialmente, na conservação e manutenção de todo o hardware e software necessários à correcta apresentação dos objectos digitais. Trata-se sobretudo da criação de museus de tecnologia. Aqui, o foco da preservação não se concentra no objecto conceptual, mas sim na preservação do objecto digital na sua forma original.

No entanto, esta proposta apresenta-se de maneira bastante incomum, ou até mesmo inviável, quando observamos o caráter constantemente transitório das plataformas tecnológicas. Nesse contexto, Ferreira (2006) apresenta ainda, outra desvantagem deste sistema que dificultaria o acesso à informação, visto que estes equipamentos estariam disponíveis apenas em locais específicos.

A estratégia de emulação para Cunha e Lima (2007, p, 6) consiste em "uma forma de superar a obsolescência de software e hardwares através do desenvolvimento de tecnologias para imitar sistemas obsoletos em gerações futuras de computadores". Observa-se que a emulação tem como principal característica a reprodução fidedigna das funcionalidades originais dos objetos digitais no seu nível lógico e essa seria a maior vantagem da utilização desta estratégia.

Em contra partida, Ferreira (2006) nos diz que uma das principais desvantagens desta estratégia seria seu alto custo, pois haveria a necessidade de utilização de mão de obra muito especializada, devido à complexidade da descrição transversal das plataformas de hardware.

Esse autor traz a definição da estratégia de migração como a transferência periódica de material digital de uma dada configuração de hardware/software para outra, ou de uma geração de tecnologia para outra subsequente (FERREIRA, 2006). Esta estratégia tem como principal funcionalidade a preservação do conteúdo informacional, ou seja, realiza a atualização destes conteúdos para objetos digitais mais utilizados, o que caracteriza diferença em relação a outros tipos de estratégias que visam à cristalização do objeto digital em sua formatação original.

Já a técnica de refrescamento para Cunha e Lima (2007), visa garantir a integridade dos suportes informacionais aos quais as informações estão registradas, realizando a atualização destes antes que os suportes se tornem obsoletos e as informações armazenadas irrecuperáveis. Nesse sentido, ela busca garantir a integridade das informações, realizando a transferência de informações entre os suportes informacionais, sempre de uma tecnologia anterior para uma mais moderna.

E a estratégia de encapsulamento, segundo Baggio e Flores (2013, p. 16), "consiste em preservar, juntamente com o objeto digital, toda a informação necessária e suficiente para permitir o futuro desenvolvimento de conversores, visualizadores ou emuladores". Este tipo de estratégia pode servir de alternativa a migração que ao longo do tempo pode se tornar bastantes dispendiosas para a instituição.

O processo de digitalização implica então, em duplicar, visando também o acesso, o que estaria para além do ato de difundir. Através desse recurso, não só as bibliotecas, arquivos e/ou centros de documentação, mas também organizações (privadas e/ou públicas) buscam acompanhar esse desenvolvimento tecnológico proporcionando o acesso a informações existentes e gerenciando as que estão surgindo no meio digital.

Por meio da digitalização, as informações disseminadas também servem para manter viva a memória coletiva e social dos sujeitos. "Entendendo que a memória só faz sentido se, após organizada e tornada disponível ao público, puder ser disseminada por meio de suportes informacionais" (SILVA, 2012, p. 25).

3 Procedimentos metodológicos

Adotamos como percursos para a elaboração deste estudo uma abordagem quanti/qualitativa de caráter documental, visando verificar a contribuição do projeto "Digitalização e Preservação da Informação: resgatando a memória da AFRAFEP por meio da digitalização da Revista do Fisco".

Segundo Silva (2005), pesquisa quantitativa consiste em representar informações através de operações numéricas visando classificá-las e analisá-las, enquanto que a pesquisa qualitativa se caracteriza pela análise e interpretação dos fenômenos sem a utilização de técnicas estatísticas. Nesse sentido, a pesquisa quanti/quali na perspectiva de Minayo (1994) podem ser integradas em um mesmo projeto, na qual

a pesquisa quantitativa pode conduzir o investigador à escolha de um problema particular a ser analisado em toda sua complexidade, através de métodos e técnicas qualitativas e vice-versa e a investigação qualitativa é a que melhor se coaduna ao reconhecimento de situações particulares, grupos específicos e universos simbólicos.

Também fizemos uso da pesquisa documental, que de acordo com Gil (2002, p. 45) "vale-se de materiais que não recebem ainda um tratamento analítico, ou que ainda podem ser reelaborados de acordo com os objetos da pesquisa", logo neste tipo de pesquisa pode-se utilizar de materiais "inéditos" como cartas, fotografias, ofícios, relatórios etc.

Também se associa com a descritiva, pois se detém em colocar "a questão dos mecanismos e dos atores (o ‘como e ‘o quê’ dos fenômenos), por meio da precisão dos detalhes. É de caráter exploratório porquanto "possibilita [ao pesquisador] familiarizar-se com as pessoas e suas preocupações" e "explorar determinadas questões [...] que, dificilmente, o pesquisador que recorre a métodos quantitativos consegue abordar" (DESLAURIES; KÉRISIT, 2008, p. 130).

Portanto, temos como universo da pesquisa é a Associação dos auditores fiscais do Estado da Paraíba - AFRAFEP e o objeto analisado é o projeto "Digitalização e preservação da informação: resgatando a memória da AFRAFEP por meio da digitalização da Revista do Fisco", e para análise dos dados foram utilizados os projetos e relatórios cedidos pela equipe.

Para a coleta de dados a pesquisa documental constituiu-se da leitura do projeto e relatórios elaborados durante o desenvolvimento do projeto, correspondente ao período de 2012 a 2013. Os dados obtidos possibilitaram a descrição das etapas realizadas, entre elas a seleção e higienização do material, Organização do acervo; Identificação dos documentos que faltavam; Indexação; Digitalização; Construção do site; Catalogação e Disponibilização do acervo na web; Divulgação do projeto.

4 Digitalização e preservação da informação: resgatando a memória da AFRAFEP

O projeto de digitalização da Revista do Fisco teve início em decorrência da data comemorativa de 50 anos da Associação dos auditores fiscais do Estado da Paraíba - AFRAFEP no ano de 2012, instituição responsável pela editoração e publicação do periódico.

Desta forma o presidente da instituição Alexandre José de Lima Sousa, deixou a cargo do auditor fiscal José Galdino Lopes Filho e da memorialista Maria José Teixeira Lopes, a iniciativa de resgatar e organizar o acervo da revista do Fisco.

Para a elaboração e execução do projeto de recuperação do acervo da revista, foi formada uma equipe composta por uma bibliotecária e estagiários do curso de Biblioteconomia da Universidade Federal da Paraíba (UFPB).

4.1 Seleção e higienização

Ao início das atividades, foi realizado o levantamento do acervo físico identificando as edições que faltavam para que a coleção estivesse completa, e posterior solicitação dos mesmos a instituição. Após esse processo houve a seleção e higienização dos documentos.

O processo de higienização se caracteriza de acordo com Yamashita e Paleta (2006, p. 176) como a "ação de eliminação de sujidades generalizadas sobre as obras, como poeira, partículas sólidas e elementos espúrios à estrutura física do papel, objetivando, entre outros fatores, a permanência estética e estrutural da mesma". Logo, a higienização foi realizada objetivando a preservação do material como também para que este fosse manipulado de forma mais segura para a equipe, evitando, por exemplo, a possibilidade de contaminação por agentes biológicos.

Após esse processo houve a organização do acervo, como nos mostra a Imagem 1 abaixo.

Como pode ser visto na foto 1, após o processo de seleção e higienização as revistas foram organizadas por data, ano, número e mês de publicação, para facilitar a localização dos periódicos para os procedimentos seguintes referentes ao tratamento da informação e digitalização.

4.2 Tratamento da informação

O procedimento de representação descritiva da informação, Alvarenga (2007, p.1) está relacionada à "prática da catalogação e da bibliografia, sempre com a preocupação principal de identificar os elementos essenciais e complementares necessários para uma representação documental satisfatória e universal [...]." Desta forma para que fosse realizada a representação descritiva da revista, a bibliotecária responsável pelo projeto elaborou uma ficha de catalogação para a devida identificação e organização das informações. Conforme apresentado no quadro a seguir

Como se pode observar no Quadro 1, compreendeu-se como elementos essenciais o título, autor, ano, número, mês, páginas, data de publicação, resumo, palavras-chave e tipo (artigo de opinião, entrevista, editorial, e etc.).

Ao iniciarmos o processo de recuperação da informação contida nas publicações da Revista Fisco, adentramos no conceito de Naraukawa e Sales (2012, p. 156) sobre a análise documental em que pode ser entendida como o processo de tratamento da informação abrangendo atividades de indexação e elaboração de resumos tendo como finalidade a recuperação da informação. Ainda sobre análise documental na perspectiva de Fujita, Nardi e Santos (1998 p. 21) "Análise documentária é operacionalmente um tratamento documentário de conteúdo com a finalidade de elaborar representações condensadas do que estão nos textos. Essas representações condensadas são resumos e ‘termos de indexação’".

Logo, o processo de representação temática das informações contidas na Revista do Fisco seguiu a seguinte ordem; elaboração de resumos seguido das palavras-chave. Os resumos foram elaborados seguindo as especificações delimitadas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), NBR 6028, que estabelece os requisitos para a redação e apresentação de resumos. Assim foram extraídas dos textos as informações mais relevantes dos artigos, de forma direta e concisa.

No que se refere às palavras-chave, foi definido como número mínimo a utilização de três termos indexadores e no máximo cinco, considerados satisfatórios para a representação do documento. Desta forma buscamos utilizar termos mais específicos possíveis, objetivando possibilitar a forma mais eficiente de revocação da informação.

4.3 Processo de digitalização

Para a fase de digitalização da Revista do Fisco a equipe do projeto realizou uma pesquisa para que fossem utilizados equipamentos e softwares que apresentassem a melhor qualidade possível no resultado da conversão dos fascículos da revista para o formato digital como, por exemplo, na qualidade da imagem gerada.

Para que este processo pudesse ser realizado a AFRAFEP disponibilizou para a equipe os seguintes equipamentos:

• Impressora multifuncional: empregada para o escaneamento dos documentos originais;
• Microcomputador: sistema operacional Windows XP, utilizado para a conversão dos periódicos.
• Formato de imagem JPEG (Joint Photographic Experts Group): formato utilizado para a conversão das imagens.
• Software Adobe acrobat: utilizado para a conversão dos documentos em arquivos PDF (Portable Document Format).

A escolha pelo formato PDF para a conversão definitiva dos documentos ocorreu devido a suas características descritas por autores como Souza (2009) e Silvaí (2012) como sendo um arquivo digital que mantém o mesmo layout do documento original quando convertido para o formato PDF.

Desta forma o PDF foi desenvolvido para interagir com qualquer plataforma, entre elas o Windows, Mac Os entre outras. Outro aspecto importante para o formato foi o seu reconhecimento pela ISO (International Organization for Standardization) como formato padrão de arquivo eletrônico de acesso aberto para preservação de documentos digitais em longo prazo. No Brasil o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) também recomenda o uso do formato PDF, quando publicou documentos sobre recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanente publicado em 2010.

A digitalização dos periódicos foi feita pelos estagiários, onde em um primeiro momento eram realizadas as conversões página por página das revistas em formatos de imagem JPEG e que posteriormente eram editadas pela bibliotecária responsável que em seguida as convertiam para o formato PDF. Abaixo podem ser vistos alguns resultados deste processo em imagens de capas das revistas digitalizadas.

As imagens foram geradas mantendo seu aspecto original ou mais próximo possível do suporte analógico, mantendo sua organização interna, como a disposição das páginas (paginação) e a grafia da língua portuguesa.

Os documentos gerados foram armazenados e organizados em pastas nomeadas de acordo com o ano da revista, número da edição e ano de publicação.

Ao final do processo de digitalização, assim como do tratamento informação, como alternativa para a preservação do material digitalizado, todos os documentos foram armazenados no servidor da AFRAFEP.

Como veremos mais adiante todo o acervo digital da revista do Fisco estão ainda armazenados nas plataformas dos sites da revista do fisco http://novarevistafisco.com.br/ e do ISSUU http://issuu.com/ .

4.4 Construção do site

Para que o site da revista pudesse ser construído visando maior segurança para as informações inseridas na internet sobre a instituição, optou-se pela escolha de uma plataforma privada. No caso a empresa PBSOFT, (http://www.pbsoft.com.br ) especializada em consultoria, construção de sites e manutenção de redes entre outros serviços.

A construção do site da revista foi realizada em parceria entre a Bibliotecária responsável pelo projeto, com a colaboração de um profissional em TI (tecnologia da informação), responsável pelo desenvolvimento do site da AFRAFEP. Veja a baixo a página inicial do site da Nova Revista do Fisco (Figura 2)

Como podemos ver na imagem anterior (Figura 2) o site apresenta uma interface limpa, com cores neutras evitando a poluição visual dos visitantes. As informações estão dispostas em pontos de fácil localização, basicamente na barra superior onde são encontradas as entradas para as paginas que trazem informações sobre a revista, são elas Sobre a revista; o projeto; galeria; informativos; edições; pesquisar; fale conosco.

• Sobre a revista – Encontram-se informações sobre a história da revista;
• projeto – Apresenta informações sobre o processo de desenvolvimento do projeto de digitalização da Revista do Fisco;
• Galeria – Apresenta a relação de todos os presidentes da AFRAFEP.
• Informativos – Contém os arquivos digitalizados de informativos publicados pela Associação;
• Edições – Local em que está armazenado todo o acervo da Revista do Fisco.
• Pesquisa – Local onde se podem buscar edições da Revista por: Título, Edição, Ano e assunto;
• Fale conosco – Espaço reservado para o usuário enviar uma mensagem para a instituição através do preenchimento de um formulário.
  

Ainda na área central superior da página são apresentadas capas das edições da revista do fisco. Esta ferramenta possibilita que com um click na imagem de uma delas, o site direcione para a página de visualização da edição.

Logo a baixo está localizado o motor de busca. Nesta ferramenta o usuário pode buscar edições da revista pelo número da edição ou por algum termo de indexação.

Na parte central da página inicial são encontradas informações recentes, como o anuncio da publicação de uma nova edição da revista, projetos desenvolvidos pela AFRAFEP, etc.

Os procedimentos técnicos de alimentação do site com o acervo da revista do Fisco e sua disponibilização serão tratados a seguir.

4.5 Catalogação e disponibilização do acervo na web

O desenvolvimento dos campos no site da revista do Fisco para a catalogação do periódico foi baseada na ficha de catalogação desenvolvida pela coordenadora do projeto Leyde Klébia Rodrigues Silva, apresentada anteriormente no tópico sobre tratamento da informação quadros 1 e 2.

Logo para que seja feita a catalogação da revista no site, é necessário preencher os campos referentes ao Título da revista, Resumo, número, mês, ano, data de publicação, autores e quantidade de páginas da revista e palavras-chave. (veja Figura 3)

Uma das diferenças no tratamento da informação, mais especificamente na elaboração dos resumos, para o site da revista foi que estes tratam do conteúdo total dos artigos da revista. No entanto, em relação à estrutura dos resumos foram mantidas as especificações da NBR 6028 que aborda sobre a redação e apresentação de resumos.

No campo superior da página na Figura 3, está reservado espaço para o preenchimento dos metadados referentes aos termos indexadores ou palavras-chave. Nesse novo contexto em que se pretende recuperar todo o conteúdo de uma publicação, ficou determinada a utilização de até vinte e cinco termos, considerada suficiente para a recuperação das informações contidas na revista.

Nota-se que alguns campos não foram mencionados anteriormente, entre eles: revista no ISSUU, capa e Download, pois não estão diretamente ligados a catalogação, mas a disponibilização do acervo na web. (Ver Figura 4)

O campo denominado Revista no ISSUU corresponde ao código de localização URL (Uniform Ressource Locator) gerado por este site, no qual os arquivos digitais da Revista do Fisco também foram depositados. (Ver Figura 5)

Esta ferramenta foi utilizada no site da revista por apresentar de acordo com Carrapio (2013, p.2) "serviço online que permite a publicação/visualização de materiais digitalizados, como portfólios, livros, revistas, jornais e outros tipos de media, ou seja, tudo aquilo que normalmente encontramos impresso", ou seja, gera uma espécie de revista eletrônica, onde através de um mecanismo de animação de mudança de páginas pretende reproduzir a sensação da leitura de uma publicação em suporte analógico. A utilização do repositório ISSUU pode ser considerado como uma estratégia de preservação do acervo da revista do Fisco em ambiente web.

O campo destinado à capa: consiste no procedimento de upload da imagem gerada armazenada no computador para a internet. No caso do site da revista do fisco as capas das edições da revista ficam expostas na disposição do acervo. (ver Figura 6)

O último processo a ser realizado antes da publicação da revista no site é o upload do arquivo PDF da revista. Este arquivo fica disponível para download pelos visitantes do site da revista do fisco.

Após a publicação do periódico no site da revista temos a seguinte apresentação (ver Figura 7)

A página na imagem a cima (Figura 7) apresenta em sua área superior a representação da revista disponibilizada pelo site Issuu.com, onde o visitante pode realizar a leitura online do periódico.

Na área central do lado esquerdo pode-se visualizar a figura de capa da edição da revista, logo a baixa a representação descritiva do documento. Em seguida encontra-se disponível para download o arquivo em pdf da edição da revista. Na área inferior da página encontram se as palavras-chave. Na área esquerda da página encontra-se o resumo correspondente ao conteúdo do periódico.

A conclusão de todas as atividades do projeto aconteceu de acordo com Silva (2014) após 16 meses de trabalho. O projeto que teve início em setembro de 2012 e conclusão em dezembro de 2013 foram produzidas durante este período a digitalização de 261 revistas, com um total de 12459 páginas de imagens em formato

pdf. Nos procedimentos de representação temática e descritiva das revistas foram geradas aproximadamente 5.220 fichas para catalogação. Em relação ao site da revista de acordo com Silva (2014, p. 33) "site foram inseridas e catalogadas 261 revistas, cada uma com aproximadamente 20 fichas de indexação".

Objetivando garantir a preservação dos documentos gerados pelo projeto, todos os dados foram armazenados no servidos da AFRAFEP, assim como nos repositórios do site da revista (novarevistafisco.com.br) como também na página da revista do fisco no site ISSUU (http://issuu.com/revistafisco), efetivando a preservação e disseminação da memória da AFRAFEP através da disponibilização das informações contidas na revista do Fisco.

5 Considerações finais

A Revista do fisco a mais de 40 anos vem sendo utilizada como instrumento de comunicação da AFRAFEP para com seus contribuintes, servindo como agente disseminador das informações de maior relevância para a classe fiscal. Fica claro que a entidade sempre teve a consciência da importância da memória institucional, como fator determinante para o fortalecimento do sentimento de pertencimento e identidade dos agentes representantes da classe em relação à Associação dos Agentes fiscais da Paraíba (AFRAFEP).

Através da consciência da importância histórica do acervo da Revista do Fisco, tanto para classe fiscal quanto para setores voltados para economia e administração paraibana, que a AFRAFEP, tomou a iniciativa para a realização de um projeto de resgate e preservação da memória institucional da entidade através da digitalização da revista do Fisco.

O projeto de Digitalização e preservação da informação: resgatando a memória da AFRAFEP por meio da digitalização da Revista do Fisco, através das atividades descritas ao longo do trabalho contribuiu de forma efetiva para que a memória da instituição fosse resgatada, preservada e disseminada. Logo o procedimento de levantamento, seleção, higienização e organização do acervo da revista, cumpre com seu objetivo na preservação do acervo da Revista do Fisco armazenada na sede a associação em João Pessoa, Paraíba.

Os processos de tratamento da informação, primeiramente em representação descritiva, possibilitaram que os documentos fossem organizados e recuperados de forma eficiente. Quanto a representação temática da informação, possibilitou que as informações da revista possam ser recuperadas pelo consulente de forma eficaz.

A digitalização dos documentos e posterior armazenamento em repositórios como o servidor da AFRAFEP, o site da revista e o site issuu, cumprem seu objetivo na preservação digital do acervo da revista. Possibilitando ainda que as informações contidas nos periódicos, às quais fazem parte da memória institucional da AFRAFEP, atinjam não somente aos indivíduos pertencentes à classe fiscal, mas a um público diversificado de pesquisadores interessados na memória da instituição, bastando apenas um computador com acesso à internet para se ter acesso sem restrições a este conteúdo.

Entre os benefícios vindouros do projeto de preservação digital da revista do Fisco para a AFRAFEP, citamos: a recuperação do acervo invisibilizado, a preservação das informações e da própria revista enquanto fonte de informação e a disseminação da memória institucional, que também apresenta aspectos da sociedade paraibana. Desta forma com a disponibilização do acervo na web, as informações poderão ser acessadas sem restrições em qualquer parte do mundo.

Observamos que estudos sobre a temática da preservação da informação digital ainda são pouco recorrentes na área da Biblioteconomia, desta forma esperamos que este trabalho possa vir a contribuir para a incitar a formulação de pesquisas nessa área, sobretudo no que concerne as questões relativas aos ambientes digitais enquanto campo auxiliador das atividades de preservação da informação.

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Dados dos autores

Josino de Carvalho Ribeiro

Bibliotecário Documentalista do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia (IFAL). Graduação em Biblioteconomia pela Universidade Federal da Paraíba. Tem experiência na área de Ciência da Informação, com ênfase em Biblioteconomia.

josinoribeiro.jcr@gmail.com

 

Izabel França de Lima

Doutora em Ciência da Informação pela Universidade Federal de Minas Gerais (2012), mestre em Educação (2007) especialista em Gestão de Unidades de Informação (2006), graduada em Biblioteconomia (1989) e em Administração (1999) pela Universidade Federal da Paraíba. Atualmente é professora Adjunta do Departamento de Ciência da Informação e Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação do Centro de Ciências Sociais Aplicadas, Diretora da Editora da UFPB, e pesquisadora dos grupos de Pesquisa Informação, Cultura, Imagem e Memória e Leitura, organização, representação, produção e uso da informação da Universidade Federal da Paraíba. Tem experiência na área de Ciência da Informação, com ênfase em Tecnologia de Informação e Comunicação, atuando principalmente nos seguintes temas: bibliotecas digitais, bibliotecas universitárias, serviço referência em bibliotecas universitárias, acesso e uso de informação, fontes de informação, estudo de usuário, usabilidade, inclusão digital/social, informação etnicorracial.

belbib@gmail.com

 

Leyde Klebia Rodrigues da Silva

Doutoranda em Ciência da Informação pelo Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal do Rio de Janeiro e do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia-IBICT. Mestra em Ciência da Informação pela Universidade Federal da Paraíba. Possui graduação em Biblioteconomia pela Universidade Federal da Paraíba. Professora Assistente do Instituto de Ciência da Informação da Universidade Federal da Bahia (UFBA). Desempenha trabalhos nas áreas de: Sociologia da Informação, Tecnologia da Informação, Estudos Étnicos- Raciais, Produção do Conhecimento, Disseminação, Uso e Apropriação da Informação, bem como a Preservação e Memória das fontes de informação da web (redes sociais, sites, portais, blog, microblogs, buscadores, metabuscadores, entre outros). Interessa-se pelas áreas de Ciência da Informação, Sociologia e Educação, com vistas ao acesso e disponibilização da Informação presentes nos diversos suportes informacionais. Integra o Núcleo de Estudos e Pesquisas em Informação, Educação e Relações Étnico-raciais (NEPIERE) e o Grupo de Estudos Integrando Competências, Construindo Saberes, Formando Cientistas (GEINCOS).

leyklebia@gmail.com

 

Recebido - Received: 2016-07-12

Aceitado - Accepted: 2018-12-11